In 30 parole: Ti spiego nel dettaglio il processo che usiamo in FuturaImmagine per selezionare, valutare ed inserire i candidati:  distinguendo tra esecutori e risolutori autonomi, testando competenze con prove pratiche, valutando personalità e “fame”, implementando onboarding efficace e mantenendo ricerca continua di talenti.

Partiamo dal problema. In questo momento stai pagando una persona che non produce i risultati o, peggio, addirittura rema inconsapevolmente contro il successo della tua azienda. Sai quanto ti costa?

Se sei in 5 persone e una non funziona, hai il 20% dell’azienda sbagliata. È come guidare con il freno a mano tirato e il costo peggiore non è nemmeno economico. È quello che succede al resto del team: morale a terra, tensioni continue, produttività che crolla. E tu che perdi tempo a gestire problemi invece di far crescere il business.

Fortunatamente mi sono trovato poche volte in questa situazione, ma uscirne è sempre stato estremamente faticoso, frustrante e impegnativo. Ho scritto questa guida dopo aver investito le serate di un intero mese per cercare una persona per sostituire una che era andata via e dopo averla trovata ho deciso di non farlo mai più.

Dovevo creare un processo che mi consentisse di risparmiare il 90% del tempo che dedicavo a questa attività, alzando al massimo la probabilità di assumere persone in grado di fare la differenza. Perché una grande azienda è fatta da persone.

Giusto? Sbagliato.

Non sono le persone a fare la differenza

Sono le persone GIUSTE.

Questa frase, pronunciata da Jim Collins (autore del libro Good to Great) è estremamente importante. Per Collins “giuste” non significa solo più competenti o con più esperienza. Significa allineate con il ruolo specifico che devono ricoprire, in quel momento specifico della tua azienda.

Puoi avere l’idea migliore del mondo, il prodotto più innovativo, il mercato più ricettivo. Ma se non hai le persone giuste al posto giusto, la tua nave affonda. O nella migliore delle ipotesi, galleggia a fatica con uno sforzo estremo da parte tua, ma non prenderà mai veramente il largo.

Un errore che spiega tutto

Ti racconto un caso emblematico.

In agenzia lavoriamo spesso a restyling di importanti siti web e una parte della procedura prevede che il sito venga “clonato” nel nostro server per la lavorazione. In questo processo si spunta un checkbox “no index” presente in wordpress per impedire che il clone venga indicizzato, causando problemi al sito online. Normalissima amministrazione.

Ma cosa succede se quando il sito viene poi pubblicato online rimane questo tag? Esattamente quello che pensi: ogni volta che il crawler di google lo visita legge il parametro e de-indicizza decine di pagine per poi tornare e verificare ancora dopo un tot di tempo.

Risultato? Sito che in pochi mesi diventa invisibile a Google. Traffico azzerato. Disastro.

Per fortuna non è mai successo, ma una volta mi è capitato di andarci molto, molto vicino.

Sono entrato io per fare una insignificante modifica di design in una pagina e mi sono accorto quasi per caso dell’errore, così ho risolto in tempo.

Disastro scampato, ma terrore nel cuore. E se fosse successo?

Di chi è la colpa? Del tecnico distratto?

No. La colpa sarebbe stata mia perché non esisteva  una procedura scritta con il punto: “VERIFICA: Il sito è impostato su ‘Indicizzabile dai motori di ricerca’? (Sì/No)”. Il mondo funziona con le checklist, se vuoi maggiore sicurezza, dopo la prima verifica, fai una checklist aggiungerne una seconda.

Questo esempio ti fa capire il primo concetto chiave:

La persona che assumi deve avere le competenze per fare il proprio lavoro E essere in grado di seguire con attenzione una checklist.

Il livello 1 è seguire le procedure aziendali (ma devi averle), il livello 2 è saperle modificare e aggiungere del “SUO”.

Esecutore vs Risolutore Autonomo: la distinzione che cambia tutto

Prima di cercare qualcuno, DEVI rispondere a questa domanda: ti serve qualcuno che segua procedure chiare o qualcuno che risolva problemi in autonomia?

L’Esecutore di compiti chiari e procedurizzati

Cosa fa:

• Segue una serie di istruzioni precise, scritte, definite
• Esegue task in modo corretto, rispettando tempi e metodi stabiliti
• Non necessariamente creativo o con iniziativa, ma rigoroso

Perfetto per:

• Inserimento dati
• Gestione pratiche standard
• Assemblaggio secondo schemi
• Pubblicazione contenuti con checklist

Il problema: Se non hai procedure scritte e chiare, navigherà a vista. E farà disastri.

Il Risolutore autonomo con obiettivi di risultato

Cosa fa:

• Prende un obiettivo (“Aumenta il traffico del 20%”)
• Definisce da solo i passi per arrivarci
• Prende iniziative, risolve problemi imprevisti
• Dà conto dei risultati finali

Perfetto per:

• Ruoli strategici
• Sviluppo business
• Ottimizzazione processi
• Problem solving creativo

Il problema: Se lo metti a seguire procedure rigide, si sentirà ingabbiato e demotivato.

Perché questa distinzione è così critica

Se cerchi un esecutore e assumi un creativo autonomo:

• Lui sarà frustrato (si sente ingabbiato)
• Tu sarai frustrato (non segue le procedure)

Se cerchi un risolutore autonomo e assumi un meticoloso esecutore:

• Dovrai spiegargli ogni singolo passo
• Non otterrai mai l’iniziativa che ti serve

Devi essere brutalmente onesto: cosa ti serve DAVVERO in questo momento per quella specifica posizione? Non quello che vorresti in un mondo ideale, ma quello che è funzionale adesso.

L’importanza vitale delle procedure scritte (per gli esecutori)

Se il lavoro consiste nel seguire compiti definiti, questi compiti DEVONO essere scritti. Non basta averli in testa. Devono essere:

• Nero su bianco
• In una checklist
• In un manuale operativo
• Chiari e inequivocabili

Cosa significa “procedurizzare”?

Scomporre un’attività complessa in passaggi semplici, logici, sequenziali, che non lasciano spazio a interpretazioni.

Creare procedure richiede tempo iniziale, vero. Ma è un investimento che ti ripaga mille volte:

• Efficienza aumentata
• Errori ridotti
• Formazione facilitata
• Azienda scalabile

La regola d’oro: Un’azienda che dipende solo dalla testa del titolare non è scalabile. Un’azienda basata su processi chiari e documentati, sì.

Come testare DAVVERO le competenze (oltre le parole)

Il curriculum è utile, il colloquio anche, ma non bastano. Le persone tendono a “gonfiare” le proprie capacità. Devi vedere i fatti.

Il metodo della prova pratica specifica

Definisci un compito che sia:

• Rappresentativo del lavoro quotidiano
• Abbastanza circoscritto da essere completato in tempo ragionevole
• Con una scadenza chiara e sfidante

Esempi concreti dalla guida:

Per un grafico: “Prendi questa nostra landing page. Ricreala esattamente uguale usando [strumento che usate]. Hai 2 giorni e mezzo.”

Perché 2 giorni e mezzo? Perché è il tempo che un professionista medio impiega per progettarne una da zero. Per copiarne una, dovrebbe essere più che sufficiente.

Per un analista SEO: “Ecco il sito di un nostro cliente. Fai un’analisi SEO preliminare su questi 3 parametri [lista]. Report di massimo 2 pagine con le tue scoperte e le prime 3 azioni consigliate. Hai 1 giorno.”

Per uno sviluppatore: “Scrivi una piccola funzione in [linguaggio] che faccia [compito specifico]. Assicurati che sia commentata e includi un paio di unit test. Carica su repository Git entro domani sera.”

L’importanza critica del tempo

La prova DEVE avere una scadenza chiara e sfidante. Perché?

Nel lavoro quotidiano le scadenze esistono eccome. Hai bisogno di persone che sappiano lavorare sotto pressione (ragionevole) e rispettare i tempi.

Se per fare un report che normalmente richiederebbe mezza giornata, in fase di test gli dai 3 giorni e te lo consegna all’ultimo minuto, come pensi che si comporterà quando sarà sotto stress in azienda?

Quando e quanto pagare le prove

Se la prova richiede un investimento di tempo significativo (diversi giorni di lavoro), è giusto e consigliabile pagarla.

Quanto? 200-500€ a seconda della complessità.

Perché pagare?

• Una prova complessa la farai fare solo ai 5-10 candidati veramente finalisti
• Investimento totale limitato (10 persone x 300€ = 3000€)
• Il costo di assumere la persona sbagliata è MOLTO più alto
• Pagare ti permette di chiedere lavoro approfondito e realistico
• Dimostra rispetto per il tempo e la professionalità del candidato
• Chi non è disposto a pagare riceve spesso lavori fatti in fretta, poco indicativi

Pensa a questo investimento come parte integrante del costo di un’assunzione di successo.

Valutare personalità e soft skill: il fattore nascosto

Le competenze tecniche sono la base, ma non bastano. Le aziende cambiano, i mercati evolvono, le tecnologie progrediscono. Hai bisogno di persone che:

• Sappiano fare oggi
• Abbiano voglia e capacità di crescere domani
• Possano contribuire a migliorare i processi stessi

Come capire la traiettoria di crescita

Domande che rivelano il potenziale:

“Cosa fai nel tuo tempo libero per diventare più bravo in [campo specifico]?”

• Chi cresce: “Leggo libri, seguo corsi, sperimento”
• Chi è fermo: “Nel tempo libero mi rilasso”

“Hai fatto corsi di formazione recentemente? Quali e perché?”

• Chi cresce: ha sempre qualcosa da raccontare
• Chi è fermo: “No, non ho tempo”

“Raccontami di un progetto personale che hai portato avanti”

• Chi cresce: side project, idee sviluppate, esperimenti
• Chi è fermo: silenzio imbarazzato

“Dove ti vedi tra 3-5 anni professionalmente?”

• Chi cresce: piano chiaro, competenze da sviluppare
• Chi è fermo: “Vediamo come va”

La “fame”: il fattore X che batte l’esperienza

Ci sono persone che magari non hanno ancora tutte le competenze perfettamente affinate, ma hanno:

• Grinta
• Voglia di spaccare il mondo
• Bisogno di trovare il proprio posto
• Necessità di essere rilevanti

Queste persone sono potenzialmente più preziose di candidati più esperti ma ormai “seduti”, che pensano di sapere già tutto e non hanno più stimoli.

L’obiettivo finale: Trovare chi non solo eseguirà le tue procedure, ma le migliorerà. Chi porterà nuove idee, nuove prospettive, innovazioni che miglioreranno costantemente la qualità.

L’importanza delle soft skill

Sono le competenze trasversali, legate al carattere e al modo di lavorare:

• Attenzione ai dettagli
• Precisione
• Organizzazione
• Capacità di comunicare
• Lavoro in team
• Gestione dello stress
• Rispetto delle scadenze

Verità scomoda: Puoi insegnare a usare un software, ma è molto più difficile insegnare a essere precisi o puntuali a chi non lo è per natura.

Durante il colloquio e la prova pratica, osserva:

• Come si presenta il candidato?
• È puntuale?
• Comunica in modo chiaro?
• Il lavoro consegnato è ordinato o frettoloso?

Sono segnali importanti che non puoi ignorare.

Il test MBTI come strumento strategico

Il test MBTI classifica le persone in 16 profili basati su dicotomie come:

• Introversione/Estroversione
• Sensazione/Intuizione
• Pensiero/Sentimento
• Giudizio/Percezione

Perché è utile (non per escludere ma per capire)

Ognuno ha inclinazioni naturali che rendono certi tipi di attività più facili e altri più difficili.

Esempi pratici:

Persona molto introversa:

• Farà fatica: venditore porta a porta, speaker
• Eccelle in: lavori di concentrazione, analisi, precisione (tecnico, sviluppatore, copywriter strategico)

Persona creativa e “disordinata” (orientata alla Percezione):

• Soffre in: ruoli amministrativi rigidi
• Brilla in: ruoli che richiedono improvvisazione e flessibilità

Persona metodica e organizzata (orientata al Giudizio):

• Si trova a disagio in: ruoli che richiedono continua improvvisazione
• Eccelle in: gestione progetti, amministrazione, controllo qualità

Come usare il test nel processo di selezione

1. Prevedere l’adattabilità al ruolo Capire se le caratteristiche intrinseche si sposano con le richieste del lavoro.

2. Fare domande mirate Se il test rivela che un candidato designer è molto creativo ma potenzialmente disorganizzato:

“Il test suggerisce che sei molto creativo, ottimo. Tuttavia, per noi il rispetto delle scadenze è cruciale. Un ritardo occasionale è tollerabile, ma non sistemico. Sei consapevole di questa possibile area di debolezza? Come pensi di gestirla?”

3. Capire le dinamiche di team

• Un team di soli “Comandanti” = conflitti
• Mix equilibrato = sinergia

Importante: Il test non è una sentenza definitiva. Le persone possono superare i propri limiti, ma andare contro la propria personalità è impegnativo e consuma energia.

Il processo di selezione efficace: dal caos al metodo

La premessa fondamentale: sincerità e fiducia reciproca

All’inizio del colloquio, metti subito le carte in tavola:

“Ti chiedo la massima onestà. Se mi dai informazioni che mi portano a sceglierti, ma poi si rivelano inesatte, la nostra collaborazione si interromperà molto presto. Sarà stressante per entrambi. Ti consiglio di non dirmi cose che ti costringerebbero a indossare una maschera ogni giorno. Potrebbe benissimo essere che tu, così come sei, con i tuoi pregi e limiti, sia già perfettamente adatto a questo ruolo. Ma dobbiamo partire da una base di fiducia reciproca.”

Questo discorso:

• Imposta il tono giusto
• Fa capire che la sincerità è non negoziabile
• Incoraggia trasparenza sui punti deboli
• Crea un ambiente di apertura

Come filtrare efficacemente i candidati

Evita la sindrome del “meno peggio”

Non guardare solo i primi 10-15 CV e scegliere il “meno peggio” perché sei stanco. Per trovare la persona giusta:

• Analizza almeno 50-60 candidature pertinenti
• Solo così capisci il livello medio
• Solo così identifichi i veri talenti

Il funnel di selezione strutturato

1. Screening iniziale (automatico/semiautomatico)

• Domande a risposta multipla per requisiti minimi
• Verifica anni esperienza, software, range salariale
• Può essere automatizzato con form o ATS

2. Valutazione qualitativa (umana)

• Rivedi profili che superano il primo filtro
• Leggi risposte, CV, portfolio
• Assegna valutazione (Ottimo/Buono/Sufficiente/Non idoneo)

3. Primo contatto/colloquio conoscitivo

• 15-20 minuti telefonici o video
• Approfondisci motivazione e aspettative
• Chiarisci dubbi iniziali

4. Prova pratica

• Somministra il test specifico per il ruolo
• Con tempi e criteri chiari

5. Colloquio approfondito

• 1-2 ore con i candidati che superano la prova
• Approfondisci soft skills, personalità, potenziale
• Verifica allineamento culturale

6. Coinvolgimento del team

• Colloquio con 1-2 persone chiave del team
• Feedback prezioso su integrazione e compatibilità

Il colloquio approfondito: cosa chiedere davvero

Fai emergere punti di forza e debolezza: “Quali pensi siano i tuoi 3 maggiori punti di forza per questo ruolo? E quali le 2-3 aree in cui senti di dover migliorare?”

Usa domande comportamentali (non teoriche):

• Invece di: “Sai lavorare sotto stress?”
• Chiedi: “Raccontami di una volta in cui hai dovuto gestire una scadenza molto stretta. Come hai reagito?”

Approfondisci motivazione: “Perché ti interessa proprio questo ruolo e la nostra azienda? Cosa ti aspetti? Quali sono i tuoi valori nel lavoro?”

Lascia spazio alle domande del candidato: Un buon candidato farà domande intelligenti. È segnale di interesse e proattività.

Il principio “Ottieni ciò che tolleri”

Tutto ciò che tolleri, implicitamente lo accetti e lo incoraggi.

Se per te è importante il dress code e al colloquio qualcuno si presenta inadeguato senza valida ragione, e tu lasci passare, stai comunicando che quella regola non è importante.

Il colloquio non è una gara di forza, ma un incontro per capire se si può lavorare bene insieme, nel rispetto reciproco.

Sii chiaro fin da subito su cosa è importante per te e la cultura aziendale. Non fare sconti sui principi fondamentali.

Verifica delle referenze: l’ultimo controllo

Non sostituisce i test pratici, ma aiuta a capire come la persona ha lavorato in passato.

Come fare:

1. Chiedi consenso esplicito – Mai contattare senza permesso scritto
2. Prepara domande specifiche:
   • “In quale periodo e con quale ruolo ha lavorato con lei?”
   • “Può descrivermi le principali responsabilità?”
   • “Quali erano i maggiori punti di forza?”
   • “C’erano aree di miglioramento?”
   • “Come gestiva scadenze e pressione?”
   • “Com’era il rapporto con colleghi e superiori?”
   • “Lo riassumerebbe? Perché?”
3. Valuta con criterio – Cerca coerenza tra referenze e quanto emerso

L’importanza dell’onboarding: non basta trovare, devi integrare

Puoi aver assunto il talento più brillante, ma se l’ingresso in azienda è un disastro, rischi di perderlo in pochi mesi.

Obiettivi di un buon onboarding

• Rendere operativa la persona velocemente
• Allineare alla cultura aziendale
• Creare appartenenza
• Confermare le aspettative reciproche
• Aumentare la retention

La differenza tra onboarding sbagliato ed efficace

Onboarding sbagliato: Primo giorno nessuno sa chi sei, postazione non pronta, non sai a chi chiedere, malloppo di cose da leggere senza contesto. Risultato: Frustrazione, inadeguatezza, voglia di scappare.

Onboarding efficace: Team informato, postazione pronta, piano prima settimana, buddy assegnato, obiettivi chiari, check-in regolari. Risultato: Ti senti accolto, capisci cosa fare, parte della squadra.

Elementi di un piano di onboarding efficace

1. Preparazione pratica (prima del primo giorno)

• Account email e software pronti
• Badge e postazione
• Kit di benvenuto

2. Benvenuto e introduzioni

• Presentazione ufficiale al team
• Incontri con persone chiave

3. Visione d’insieme

• Storia, mission, valori aziendali
• Prodotti/servizi
• Organigramma

4. Chiarezza sul ruolo (30-60-90 giorni)

• Obiettivi specifici per periodo
• Responsabilità chiare
• Aspettative di performance

5. Formazione specifica

• Training su strumenti
• Procedure operative
• Checklist pertinenti

6. Buddy/mentore

• Persona di riferimento
• Non necessariamente il capo
• Facilita integrazione sociale

7. Feedback continuo

• Check-in settimanali (primo mese)
• Poi bisettimanali/mensili
• Monitorare progressi
• Dare/ricevere feedback

La ricerca continua: il vantaggio nascosto

Perché dovresti cercare sempre (anche a team completo)

1. Essere pronti all’imprevisto

• Le dimissioni arrivano quando meno te l’aspetti
• Hai già una lista di potenziali candidati

2. Essere pronti alla crescita

• L’azienda si espande
• Puoi attingere rapidamente al database

3. Intercettare talenti nel momento giusto

• I migliori non sono sempre disponibili quando ti servono
• Se sei sempre “aperto”, li intercetti quando lo sono

Come costruire un database di talenti

• Raccogli tutte le candidature (anche quelle non immediate)
• Organizza in database (Google Sheet va benissimo)
• Segna i promettenti (anche se non hai posizioni)
• Mantieni contatti caldi (aggiornamenti periodici)

Il sistema in pratica:

Quando un candidato promettente arriva “fuori tempo”:

1. Fai comunque un breve colloquio conoscitivo
2. Se interessante, sii trasparente: “Il tuo profilo è molto interessante. Non ho posizioni ora ma vorrei tenerti in considerazione”
3. Mantieni contatto periodico
4. Quando si apre posizione, hai già candidati pre-qualificati

FAQ – Le domande più frequenti

D: Quanto tempo richiede questo processo completo? R: 15-20 ore per assumere 1 persona. Ma considera che un’assunzione sbagliata ti costa 200+ ore per rimediare.

D: E se sono una piccola azienda senza budget? R: Inizia con prove più brevi (2-3 ore) ma falle sempre. Il metodo è scalabile.

D: Come faccio a scrivere procedure se non ho tempo? R: Inizia registrando video mentre fai le cose. Poi trascrivi. In 2 ore hai 10 procedure base.

D: Il test MBTI è davvero affidabile? R: Non è perfetto ma dà indicazioni utili. Usalo come strumento tra tanti, non come verdetto finale.

D: E se nessuno passa le prove pratiche? R: O la prova è troppo difficile, o stai pescando nel bacino sbagliato. Rivedi entrambi.

D: Come gestisco le referenze se il candidato è ancora impiegato? R: Chiedi referenze di lavori precedenti o colleghi che hanno cambiato azienda.

D: Che strumenti usi per automatizzare? R: Google Forms + Sheets per iniziare. Quando cresci, un ATS (Applicant Tracking System).

D: Vale la pena tutto questo processo per uno stage? R: Sì, in versione semplificata. Uno stagista sbagliato costa comunque tempo e risorse.

I takeaway essenziali

1. Prima di tutto, definisci: Ti serve un esecutore (con procedure scritte) o un risolutore autonomo (con obiettivi chiari)?
2. Le prove pratiche sono non negoziabili: Specifiche per il ruolo, con tempi definiti, pagate se complesse
3. La personalità conta quanto le competenze: Usa MBTI per capire il fit naturale, non per escludere
4. Cerca la “fame”, non solo l’esperienza: Progetti personali, formazione continua, voglia di crescere
5. Il processo fa la differenza: Sincerità iniziale, funnel strutturato, domande comportamentali
6. L’onboarding decide la retention: Piano 30-60-90 giorni, buddy assegnato, feedback continuo
7. Mai smettere di cercare: Database sempre aggiornato, pipeline di talenti, pronti per ogni evenienza
8. Ottieni ciò che tolleri: Sii chiaro sui non negoziabili fin dal primo contatto

La ricerca è un processo, non un progetto

Trovare le persone giuste non è questione di fortuna. È il risultato di un processo deliberato, strutturato, che richiede chiarezza, metodo e impegno.

Non è facile, richiede tempo ed energia, ma le alternative – assumere le persone sbagliate – sono molto, molto peggiori.

Implementare questo approccio richiede un cambio di mentalità. Significa considerare l’assunzione non come un compito amministrativo da sbrigare, ma come una delle attività più strategiche per il successo della tua azienda.

Le persone giuste, quelle allineate con i tuoi valori, competenti nel loro ruolo, motivate a crescere e contribuire, sono la linfa vitale di un’azienda che prospera.

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Questa guida approfondisce ogni aspetto del processo:

“Come trovare i dipendenti migliori – Guida pratica per imprenditori”

Cosa trovi nella versione completa:

• Il framework dettagliato esecutore vs risolutore
• Come scrivere job description efficaci (con trasparenza su retribuzione)
• Esempi concreti di prove pratiche per diversi ruoli
• Il processo completo di utilizzo del test MBTI
• Script e domande specifiche per i colloqui
• Piano di onboarding giorno per giorno
• Sistema per costruire e gestire database candidati
• Template e checklist pronti all’uso

 

Scarica la guida completa

 

 

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P.S. – Ricorda: nel business, come nella vita, nulla rimane uguale. O si migliora, o si peggiora. Un’azienda che non migliora costantemente è destinata a perdere posizioni. Le persone con potenziale di crescita sono il motore del miglioramento continuo. Trovarle richiede metodo, non fortuna.